Kesimpulan dari SIM

"IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI"

• Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan :
Keunggulan kompetitif yang mengacu pada penggunaan komputer artinya perusahaan tidak hanya mengandalkan sumber daya fisik namun mengandalkan sumber daya konseptual yaitu informasi untuk mencapai leverage di pasaran untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

• strategic Uses of Information Technology :
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

• Membangun Customer Focused Bisnis :
Bagaimana memaksimalkan faktor people/orang? Langkah awal dapat dilakukan dengan mengetahui suara bisnis (voice of business) yaitu apa yang diminta, diharapkan dari para stakeholder dan manajemen perusahaan serta bagaimana kuantifikasi dan peluang dari peta persaingan (komparatif dengan pesaing) yang ada sehingga perlu dibuat dalam perencanaan bisnis perusahaan. Selanjutnya kita melihat dari sisi suara karyawan (voice of employee) yaitu apa saja masukan ide dan permasalahan yang terjadi dan dirasakan. Kemudian kita mengumpulkan data yang ada dengan melihat berdasarkan suara proses (voice of process) karena setiap proses terdata dan harus disajikan dan dibandingkan dengan standar proses yang ada. Pertanyaan selanjutnya yaitu apakah standar yang ada/digunakan saat ini masih sesuai dengan kondisi yang ada dan sesuai dengan persyaratan pelanggan?
Untuk menjawab hal tersebut maka kita harus mengumpulkan suara pelanggan (voice of customer).

Terkadang pengumpulan suara pelanggan sering terlupakan dan cenderung terlena dengan aktivitas perbaikan internal yang bisa jadi tidak sesuai dengan permintaan pelanggan dan juga karena pertimbangan biaya dan waktu yang diperlukan untuk mendapatkan hasil. Namun langkah tersebut adalah bagian penting dari bisnis.

• Value Chain & Strategic Informastion System :
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan (5) kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
• Cost leadership (keunggulan biaya) - menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
• Product differentiation (perbedaan produk) - mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
• Innovation - menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.

Re-engineering Bussiness Process :
Business Process Reenginering (BPR) merupakan sebuah konsep tentang proses perbaikan dengan melakukan proses perubahan yang radikal berdasarkan proses bisnis. Hammer and Champy (In Jones 1997) menjadikan dasar berfikir kembali (rethinking) dan perancangan kembali (redesign) secara radikal untuk perbaikan dalam kinerja yang kontemporer seperti biaya, kualitas layanan dan kecepatan.

• Menciptakan Virtual Company :
Virtual company adalah gabungan dari E-Commerce and Internet & World Wide Web.
Virtual company (VC) adalah salah satu metode yang dapat membuat owner dan manager mengatasi menegement yang dibutuhkan. VC dilengkapi dengan administrasi, kreatif dan teknikal skill serta pelayanan yang dapat membantu entrepreneurs dan professionals lebih mudah mengatur bisnis yang akan dijalankan.

Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa virtual company yang akan digunakan dalam topik ini adalah suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.

• Membangun Knowledge Creating Company :
Organisasi pembelajar tidak akan muncul tanpa manajemen pengetahuan (knowledge management), yakni sistem dan praktek untuk mengidentifikasi, membuat, merepresentasikan, mendistribusikan dan memungkinkan adopsi dari wawasan dan pengalaman. Wawasan dan pengalaman seperti itu terdiri dari pengetahuan, baik yang tercantum dalam individu atau organisasi yang terdapat dalam proses atau praktek.

Tugas ke II
• Sistem Informasi Manajemen
SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

Tugas ke III
• Evolusi Dari Computer Based Information System
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

• Manfaat dan Kendala Yang Dapat Diantisipasi Dari E-Commerce
Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
4. menekan biaya barang dan jasa,
5. serta dapat meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya
6. memperpendek waktu produk cycle
7. meningatkan Value Chain
8. meningkatkan costumer loyality
9. dan melebarkan jangkauwan.

Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut :
• Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.
• Bagi Pengelola bisnis : efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu
• Bagi Manajemen : peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.
2. Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.
3. Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.
4. Budaya orang Indonesia yang merasa tidak nyaman kalo berbelanja hanya dengan melihat katalog produk, tanpa menyentuh, apalagi mencoba-coba. Bayangkan saja, berapa orang ibu-ibu yang pergi ke toko butik, dan menyentuh baju atau tas, lalu coba sana dan coba sini, trus ibu-ibu tersebut bilang sama yang punya toko, “maaf pak, bajunya gak cocok sama saya”. Konon lagi konsumen e-commerce hanya mengandalkan katalog.
5. Infrastruktur internet tidak merata di seluruh Indonesia, khususnya desa-desa. Toko anda akan buka 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya setiap hari anda harus mengecek apakah ada pesan yang masuk dari konsumen anda, bayangkan kalo anda ingin berlibur ke desa, atau pulang kampung ke desa yang tidak ada akses internetnya?. Bisa jadi konsumen anda kehilangan kepercayaan terhadap toko anda. Atau mungkin anda ingin memasang plang dengan tulisan “Maaf!!! sedang berlibur ke daerah yang tidak terkoneksi internet”.
6. Jasa kurir yang tidak terjangkau daerah tertentu. Banyak sekali konsumen yang kecewa ketika ingin memilih daerah tujuan pengiriman barang, mereka menemukan tulisan “Maaf!! tujuan pengiriman yang anda inginkan belum bisa dilayani”. Bayangkan kecewanya pelanggan anda.

• Model Yang Digunakan Dalam Model Sistem Umum Perusahaan
MODEL SISTEM UMUM
Sistem Fisik :
merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
Arus material.
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Arus personil.
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional.
Arus mesin.
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
Arus uang.
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan.

2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian.
Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukka Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem. Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

• Konsep Management By Exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.

Tugas ke IV
"Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi"
• Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
1. Kontrol proses pengembangan
2. Kontrol pengoperasian system
3. Metode Mendapatkan Dan Memelihara Kontrol

• Tugas Pengendalian Dalam Sistem Informasi Yang Terdiri Dari :
§ Kontrol proses pengembangan
Untuk melindungi kontrol ini, peran auditor sangat sistem informasi sangatlah penting. Auditor system informasi harus dilibatkan dari masa pengembangan hingga pemeliharaan system, untuk memastikan bahwa system benar-benar terkendali, termasuk dalam hal otorisasi pemakai system. Aplikasi dilengkapi dengan audit trail sehingga kronologi transaksi mudah untuk ditelusuri.

§ Kontrol desain system
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
• Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
. Permulaan dokumen sumber
. Kewenangan
. Pembuatan input computer
. Penanganan kesalahan
. Penyimpanan dokumen sumber
• Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
. Entri data
. Verifikasi data
. Penanganan kesalahan
. Penyeimbangan batch
• Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
. Kontrol pengiriman pesan
. Kontrol saluran (channel) komunikasi
. Kontrol penerimaan pesan
. Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
• Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
. Penanganan data
. Penanganan kesalahan
. Database dan perpustakaan software
Sebagian besar kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS)
Tingkat keamanan dalam DBMS terdiri dari
. Kata kunci (Password)
. Direktori pemakai (User Directory)
. Direktori elemen data (Field Directory)
. Enkripsi (Encryption)

• Output Komputer (Computer Output)
Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :
. Penyeimbangan operasi komputer
. Distribusi
. Penyeimbangan departemen pemakai
. Penanganan kesalahan
. Penyimpanan record

§ Kontrol pengoperasian sistem
Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
• Rencana keadaan darurat (emergency plan)
• Rencana back-up (backup plan)
Rencana record penting (vital record plan)
Rencana recovery (recovery plan)

Tugas Ke V
1. Perdagangan melalui jaringan elektronik :
Perdagangan melalui jaringan elekronik dapat didefenisikan dengan sangat sempit dapat dikatakan hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan sering digambarkan dalam internet, seolah-olah tidak ada alternatif komunikasi lain.
- Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik
Perusahaan – perusahaan ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai perbaikan diseluruh organisasi. Perbaikan ini diharapkan menghasilkan tiga manfaat utama:
>Pelayanan pelanggan yang lebih baik
>Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
>Pengambalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat

- Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik
Perusahaan-perusahaan itu mendaftarkan kendala berdasarkan urutan berikut:
>Biaya tinggi
>Masalah keamanan
>Perangkat lunak yang belum mapan atau tersedia

- Jalan menuju perdagangan melalui jaringan elektronik
Ketika para exekutive perusahaan memutuskan bahwa manfaat yang diantisipasi melebihi kendalanya dan membuat keputusan untuk “jalan”,mereka memahami bahwa penerapannya akan menjadi tugas raksasa. Rencana bisnis strategis mewujudkan kotmitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik guna mencapai keunggulan strategis.Perusahaan pertama – tama mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran pontensial yang dimainkan tiap elemen lingkungan. Kemudian mencul kotmetmen untuk membentuk suatu sistem antar-organisasi (IOS)melalui pertukaran data elektronik (EDI). IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) atau melakukan rancang ulang proses bisnis (BPR). Hasilnya adalah sistem berorentasi jaringan yang menggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah,internet,atau kombinasinya.


2. Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik
Nama yang diberikan untuk strategi ini adalah sistem antar-organisasi (IOS). istilah lain adalah EDI, yang berarti penukaran data elektronik. Kedua istilah tersebut sering digunakan bergantian, tetapi jika dibuat suatu perbedaan, EDI dianggap subset dari IOS pertukaran data elektronik adalah cara untuk mencapai sistem antar-organisasi.

3. Sistem antar organisasi :
- Manfaat IOS (Intra Organizational system)
Para mitra dagang ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat itu adalah :
Efisiensi komparatif ; dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
• Efisiensi internal, terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi itu sendiri sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisis lebih cepat dan membuat keputusan lebih cepat.
• Efisiensi antar-organisasi, mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja sama dengan perusahaan lain.
Kekuatan tawar menawar ; kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya.Kepuasan itu berasal dari 3 metode dasar :
• Keistimewaan produk yang unik.
• Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian.
• Peningkatan biaya peralihan.

4. Pertukaran data elektronik (EDI) :
Pertukaran data elektronik (EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer diantara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang.
- Hubungan EDI yang umum
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)
Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.
EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik.

- Standar EDI
Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.

- Tingkat penerapan EDI
1. Pemakai tk. 1 , hanya 1 atau 2 set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2. Pemakai tk. 2 , banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra dagang.
3. Pemakai tk. 3, bukan cuma set transaksi yang ditransmisikanke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.

- Manfaat EDI
Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.
Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :
- Mengurangi Kesalahan.
- Mengurangi biaya.
- Meningkatkan efisiensi operasional.
- Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.
- Meningkatkan pelayanan pelanggan.

5. Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik
Pilihan Teknologi :
1. Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi.
2. Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.
3. Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.

Rizki arie.p (MI)